Guía paso a paso para enviar documentos importantes a empresas
En el mundo actual, las empresas necesitan enviar documentos de forma rápida, segura y eficiente. Ya sea para cerrar un negocio, presentar una solicitud o simplemente compartir información, el envío de documentos es una tarea fundamental en el día a día de cualquier empresa.
En este blog, te guiaremos con un instructivo del paso a paso para realizar envíos de documentos a empresas, desde la elección del método adecuado hasta la entrega final.
¿Cómo enviar documentos?
El primer paso es elegir el método de envío más adecuado para tus necesidades. Existen diferentes opciones, cada una con sus ventajas y desventajas:
- Correo electrónico: Es una opción rápida y económica, pero no siempre es la más segura.
- Correo postal: Es una opción segura y confiable, pero puede ser más lenta y costosa.
- Servicios de mensajería: Ofrecen una entrega rápida y segura, pero suelen ser más costosos.
- Plataformas online: Permiten enviar documentos de forma segura y eficiente, con seguimiento en tiempo real.
Antes de enviar los documentos, es importante prepararlos correctamente y esto dependerá de qué método de envío utilices para los documentos. Esto incluye:
- Si utilizas el método de correo electrónico o plataformas online, es importante que comiencen el proceso de preparación escaneandoEscanear los documentos en alta calidad.
- Una vez que hayas escaneado los documentos, debes convertirlosConvertirlos a formato PDF para facilitar su visualización.
- Comprimir los archivos para reducir su tamaño.
- Eliminar cualquier información confidencial que no sea necesaria.
- En caso de utilizar los servicios de mensajería y correo postal, es importante que los documentos los prepares e introduzcan en un sobre, que puede ser de cartòn, acolchados o Kraft
Si decides utilizar un servicio de mensajería o una plataforma online, es importante elegir una empresa de confianza que te ofrezca las siguientes garantías:
- Seguridad: La empresa debe garantizar la seguridad de tus documentos durante el envío.
- Eficiencia: La empresa debe ofrecer un servicio de entrega rápido y puntual.
- Confianza: La empresa debe tener una buena reputación y experiencia en el envío de documentos.
Si decides enviar los documentos por correo postal o mensajería, es importante empaquetarlos correctamente para evitar daños durante el envío. Esto incluye:
- Utilizar un sobre o caja resistente.
- Proteger los documentos con plástico de burbujas o espuma.
- Incluir la dirección de envío y recepción de forma clara y legible.
Una vez que hayas elegido el método de envío, preparado los documentos y elegido la empresa de envío, es hora de realizar el envío. Para ello, deberás seguir las instrucciones específicas de la empresa que hayas elegido.
Es importante realizar un seguimiento del envío para asegurarte de que los documentos lleguen a su destino de forma segura y puntual. La mayoría de las empresas de envío ofrecen un servicio de seguimiento online que te permite conocer la ubicación de tus documentos en todo momento.
Errores comunes al enviar documentos a empresas y cómo evitarlos
Elección del método de envío:
- Correo postal:
- No elegir el tipo de envío adecuado: correo ordinario, certificado, urgente, etc.
- Empaquetado deficiente: documentos doblados, arrugados o dañados.
- Información de envío incompleta o incorrecta: dirección del destinatario, remitente o código postal erróneos.
- Mensajería:
- No elegir la empresa adecuada: tarifas elevadas, servicio poco confiable, cobertura limitada.
- Falta de coordinación previa: disponibilidad del servicio, requisitos de entrega, seguimiento del envío.
- Preparación inadecuada del paquete: embalaje insuficiente, falta de etiquetas o documentación.
Preparación de los documentos:
- Formato incompatible: formatos no legibles por el destinatario (PDF, Word, Excel, etc.).
- Falta de organización: documentos desordenados, sin numeración o índice.
- Información incompleta o incorrecta: datos erróneos en formularios, solicitudes o contratos.
- Falta de firmas o sellos: documentos que requieren autenticación legal.
Mas errores típicos que vemos asesorando clientes
- No realizar un seguimiento del envío: imposibilidad de verificar la entrega o ubicación del paquete.
- No asegurar el envío: pérdida o daño del paquete sin posibilidad de reembolso.
- No comunicar la entrega al destinatario: falta de aviso o información sobre la recepción del envío.
- No conservar una copia de los documentos: pérdida de la información original en caso de extravío.
Consejos para evitar errores en envió de documentos
- Elegir el método de envío adecuado: considerar el tiempo, costo, seguridad y seguimiento del envío.
- Preparar los documentos correctamente: utilizar formatos legibles, organizar el contenido, completar la información y obtener las firmas o sellos necesarios.
- Empaquetar los documentos de forma segura: utilizar un embalaje resistente y adecuado al tamaño del paquete.
- Realizar un seguimiento del envío: utilizar el servicio de seguimiento de la empresa de envío.
- Asegurar el envío si es necesario: proteger el valor del contenido en caso de pérdida o daño.
- Comunicar la entrega al destinatario: informar al destinatario sobre la fecha y hora de entrega.
- Conservar una copia de los documentos: guardar una copia digital o física para referencia futura.